Affilia remercie Florence Beauregard pour la préparation de cet article de blog.

En tant que cabinet en droit des affaires, nous constatons quotidiennement l’impact croissant des exigences de transparence sur les entreprises. Loin d’être une simple formalité administrative, ces obligations peuvent entraîner des répercussions majeures sur vos opérations. Voici pourquoi vous devriez y accorder une attention particulière.

La transparence, nouvelle norme mondiale

Depuis quelques années, une vague de fond s’impose sur le monde des affaires : la lutte contre la fraude fiscale, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. De nombreux gouvernements resserrent la vis et exigent une transparence accrue de la part des entreprises.

Le Canada, en tant que membre de l’OCDE, participe activement à cette démarche. Il fait partie des 147 juridictions engagées dans la mise en œuvre de la Convention sur la lutte contre la corruption d’agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales. Cette Convention se traduit par l’instauration d’un cadre législatif renforcé, visant notamment à aider les autorités à détecter et signaler les activités illicites.

Concrètement, au Québec et au Canada, cela implique une obligation clé pour les entreprises : déclarer leurs « Bénéficiaires Ultimes » ou « Particuliers ayant un Contrôle Important » (PCI). Cette mesure vise à lever le voile sur les véritables propriétaires des sociétés et à prévenir l’utilisation des structures d’affaires à des fins frauduleuses

Qui sont ces fameux bénéficiaires ultimes?

En termes simples, il s’agit des individus qui tirent les ficelles en coulisses. Ces obligations requièrent de déclarer l’identité et certains renseignements personnels de tout individu ayant la capacité, directe ou indirecte, d’exercer un contrôle sur une entreprise. Le gouvernement du Québec définit un Bénéficiaire Ultime comme « une personne physique qui détient un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités d’une telle entreprise. »

Au niveau fédéral, on parle de PCI pour désigner tout « particulier qui possède ou contrôle une société. Ce particulier :

• possède, contrôle ou gère 25 % ou plus des actions individuellement, conjointement ou de concert avec un ou plusieurs particuliers;
• ne détient pas d’actions, mais exerce un contrôle de fait sur la société; ou
• répond à une combinaison de ces critères.

Les critères pour déterminer les individus concernés varient selon les législations, mais le principe demeure le même : assurer une transparence accrue.

Pourquoi s’en préoccuper?

Il pourrait malgré tout être tentant de bâcler ces déclarations. Après tout, il peut vous sembler improbable qu’un fonctionnaire vienne frapper à votre porte un mercredi matin pour vérifier vos registres corporatifs sans crier gare. Transmettre des renseignements personnels peut sembler délicat, et l’on pourrait penser qu’il ne s’agit que d’une formalité anodine, malgré certains risques de sanctions financières, administratives et juridiques.

Cependant, une telle approche pourrait entrainer des conséquences coûteuses pour une entreprise à long terme. Voici pourquoi.

Sanctions Législatives : un risque bien réel

Il est important de souligner que les nouvelles mesures de transparence ne sont pas qu’un simple exercice administratif : elles s’accompagnent de sanctions bien réelles, tant au niveau provincial que fédéral.

Au Québec, le non-respect des obligations de divulgation peut entraîner des pénalités importantes. Cela inclut :

• L’omission de se conformer à une demande du Registraire des entreprises du Québec (REQ) dans les délais prescrits,
• La production d’une déclaration fausse ou trompeuse,
• Le non-respect des exigences de divulgation.

Les sanctions varient selon le statut du contrevenant :

• Pour une personne physique : amende de 500 $ à 5 000 $
• Pour une personne morale : amende de 1 000 $ à 10 000 $

Au fédéral, les exigences sont tout aussi strictes. Une société qui ne tient pas à jour son registre des PCI ou omet de transmettre les renseignements requis à Corporations Canada s’expose à une amende pouvant atteindre 100 000 $ sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire.

Les administrateurs et dirigeants ne sont pas en reste : toute personne qui inscrit, autorise ou permet l’inscription d’informations fausses ou trompeuses dans les registres de la société, ou qui fait une déclaration inexacte, risque également une amende maximale de 100 000 $ ainsi qu’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à deux ans.

Ces sanctions démontrent que les autorités prennent la transparence des entreprises très au sérieux. Se conformer aux nouvelles obligations n’est donc pas seulement une question de conformité administrative, mais une nécessité pour éviter des conséquences financières et pénales majeures, tant pour la société que pour les individus en étant responsables.

Conséquences Opérationnelles : un risque sous-estimé

Si les sanctions légales liées à la non-conformité peuvent sembler dissuasives, certains pourraient estimer que le risque réel de les subir reste relativement faible. Pourtant, un autre danger, souvent sous-estimé, peut entraîner des conséquences bien plus immédiates : le risque opérationnel.

Ce risque ne se manifeste pas forcément sous la forme d’une intervention des autorités, mais plutôt à travers des obstacles imprévus dans la gestion courante de votre entreprise. De petits manquements administratifs, en apparence anodins, peuvent déclencher un effet domino aux pires moments.

L’impact concret de la non-conformité se fait souvent sentir lors d’opérations stratégiques essentielles :

• Obtention d’un prêt bancaire : Les institutions financières exigent généralement des certificats de conformité et des informations précises sur la société avant d’octroyer un financement. Une entreprise dont les registres sont incomplets ou non conformes pourrait voir sa demande retardée ou refusée.
• Transactions majeures : Lors d’une vente ou d’une fusion, la vérification diligente peut révéler des incohérences dans les déclarations corporatives. Ces irrégularités peuvent non seulement retarder la transaction, mais aussi entraîner des coûts juridiques imprévus, voire faire échouer l’entente.
• Suspension des procédures judiciaires : Une entreprise qui ne répond pas aux demandes du Registraire des entreprises du Québec dans les délais prescrits risque une radiation d’office. Si une entreprise est non immatriculée au Québec, elle pourrait alors voir ses recours judiciaires suspendus, compromettant ainsi sa capacité à défendre ses intérêts devant les tribunaux.

La conformité ne se résume pas à éviter des amendes ou des sanctions légales. Elle est un gage de crédibilité et de fluidité dans vos opérations d’affaires. Ignorer ces obligations peut entraîner des complications au moment où vous en avez le moins besoin.

Un cas concret : Quand le manquement à ses obligations de transparence se paie cher

Prenons l’exemple d’une société ayant omis de déclarer correctement ses PCI et ses Bénéficiaires Ultimes. Cette situation peut survenir par inattention ou par manque de coordination entre les différentes entités d’un groupe. Lors d’une vente, l’avocat de l’acheteur pourrait exiger la mise à jour des déclarations auprès des registres avant de rendre son avis juridique. Ce processus, souvent long et parfois complexe, peut entrainer, en plus des sanctions prévues par la loi :

• Des délais dans la conclusion de la transaction;
• Des coûts additionnels pour corriger les déclarations;
• Un stress inutile pour les dirigeants et les parties impliquées.

En outre, une incohérence entre certaines informations déclarées pourrait entrainer la publication de l’adresse personnelle d’un individu par le Registraire des entreprises du Québec, une situation indésirable.

Mentionnons en effet qu’une personne physique ne peut avoir qu’une seule adresse professionnelle aux fins de l’application de la LPLE. Ainsi, lorsqu’une société omet de se conformer à ses obligations de mettre à jour une adresse professionnelle d’une personne physique dans les 30 jours d’une demande du Registraire des entreprises du Québec, l’information relative au domicile déclaré à l’égard de la personne visée peut être divulguée.

La prévention, meilleure allié des entrepreneurs

La bonne nouvelle? Ces tracas sont facilement évitables En prenant le temps de bien comprendre et de bien remplir vos obligations de transparence dès le début, vous vous épargnerez bien des maux de tête futurs.

Considérez ces déclarations non pas comme une corvée, mais comme un investissement dans la santé à long terme de votre entreprise. Une transparence bien gérée, c’est la clé d’opérations plus fluides et d’une crédibilité renforcée auprès de vos partenaires d’affaires.

En Conclusion

La transparence corporative n’est plus une option, c’est une nécessité. En tant qu’entrepreneur avisé, vous avez tout intérêt à prendre ces obligations au sérieux afin d’éviter des complications coûteuses et préserver votre capacité à saisir les opportunités d’affaire. Non seulement vous vous conformez à la loi, mais vous posez les bases d’une entreprise plus solide et plus crédible.

Vous avez des questions ou des préoccupations sur vos obligations corporatives? Contactez-nous dès aujourd’hui. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape de vos démarches.