À titre de cabinet juridique en droit du commerce international, Affilia Légal s.e.n.c.r.l. (« Affilia », « nous », « notre », « nos ») recueille, utilise et divulgue quotidiennement des renseignements dans le cadre de la prestation de ses services juridiques touchant notamment à la consultation, l’accompagnement et les transactions.

Chez Affilia, nous prenons à cœur le respect de votre vie privée. Cela se passe notamment par la protection de vos Renseignements Personnels.

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous aider à comprendre en toute transparence la manière dont Affilia collecte, utilise, divulgue et conserve vos Renseignements Personnels dans le cadre de ses activités. Les Conditions d’utilisation du site internet Affilia (CONDITIONS D’UTILISATION DU SITE INTERNET AFFILIA – Affilia) font partie intégrante de la présente Politique, et régissent la manière dont Affilia collecte, utilise et divulgue vos Renseignements Personnels dans le cadre de l’interaction avec notre Site.

1. 1. QUELLE EST LA PORTÉE DE CETTE POLITIQUE?

En nous fournissant des Renseignements Personnels, vous acceptez et autorisez Affilia, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter ces Renseignements Personnels conformément à manière indiquée à la présente Politique.

Vous comprenez que cette Politique ne s’applique pas aux sites internet tiers auxquels il est possible d’accéder par le biais du site internet Affilia en cliquant sur des liens, et que ces sites disposent de leurs propres politiques de confidentialité. Conséquemment, Affilia ne saurait en aucun cas être responsable à l’égard de ces sites internet tiers.

2. 2. QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?

Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un « Renseignement Personnel » se définit comme un renseignement permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Cette définition exclue les renseignements considérés comme publics. En effet, certains renseignements permettant directement d’identifier des individus sont publiques et ne sont pas soumis aux lois protégeant les Renseignements Personnels. Cela comprend les renseignements concernant l’exercice d’une fonction par un individu au sein d’une entreprise ou d’un organisme public, notamment le nom, le titre, la fonction, l’adresse courriel, l’adresse et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Également, un Renseignement Personnel est considéré comme « Sensible » lorsqu’il suscite un haut degré d’attentes raisonnables en matière de vie privée, notamment en raison de sa nature ou du contexte de son utilisation. Des Renseignements Personnels Sensibles sont par exemple ceux de nature médicale, biométrique ou autrement intime. Cela peut concerner la santé, l’orientation sexuelle, les caractéristiques physiques, l’ethnie, les croyances ou l’état des finances.

3. 3. DE QUELLE MANIÈRE RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans le cadre de votre relation avec Affilia, vous pourriez être amené à nous transmettre des Renseignements Personnels, notamment par des moyens technologiques.

Affilia collecte des Renseignements Personnels notamment dans le cadre d’activités de formations ou de réseautage, de la prestation de services juridiques rendus par Affilia, ainsi que lors de la consultation de notre site internet.

Cette collecte de Renseignements Personnels peut s’effectuer en personne, ou par le biais de courriels reçus par les membres de notre équipe, de formulaires de demande de rendez-vous en ligne, d’application de fournisseurs tiers tels que DocuSign, par voie téléphonique ou de vidéoconférence, ou par le biais de témoins de connexion (cookies) sur notre site web.

4. 4. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS?

Affilia limite la collecte de vos Renseignements Personnels à ce qui est strictement nécessaire et approprié aux fins déterminées.

Au cours de nos activités, il est possible que nous vous demandions et que nous traitions des Renseignements Personnels de différentes natures dans le cadre de nos activités et de la prestation de nos services. Ces Renseignements Personnels peuvent notamment inclure, sans s’y limiter :

• • Des Renseignements Personnels d’identification, de contact et de vérification d’antécédents : nom, prénom, renseignements figurant sur une pièce d’identité gouvernementale, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, lieu de résidence

• • Des Renseignements Personnels financiers et de facturation : informations bancaires et de crédit, données de paiement, adresse de facturation

• • Des Renseignements Personnels en lien avec des services rendus ou à être rendus par Affilia

• • Des Renseignements Personnels en lien avec le recrutement de personnel : Curriculum Vitae, dossier scolaire, preuves de diplomation, antécédents judiciaires

• • Des Renseignements Personnels techniques et numérique en lien avec l’utilisation de notre site internet et autres plateformes, notamment les réseaux sociaux : témoins de connexion (ou cookies).

Affilia ne recueille pas de Renseignements Personnels auprès de personnes âgées de moins de 16 ans. Tout Renseignement Personnel concernant un mineur de moins de 16 ans et nous ayant été communiqué sans le consentement exprès d’une personne autorisée par la loi sera détruit.

5. 5. POURQUOI RECUEILLONS-NOUS CES RENSEIGNEMENTS?

Dans le cadre de ses activités, et tel que convenu avec vous au moment de la collecte, Affilia recueille des Renseignements Personnels pour les fins déterminées et permises ou exigées par la loi, notamment :

• • Afin d’initier une éventuelle relation d’affaire et/ou de procéder à l’ouverture d’un dossier client

• • Afin de traiter et de réaliser les demandes de services, notamment dans la prestation et dans l’administration encadrant ses services juridiques.

• • Afin de gérer l’administration, la facturation et de traiter les paiements

• • Afin de remplir ses obligations légales et déontologiques en matière d’identification des clients et de vérification d’identité

• • Afin d’offrir des recommandations personnalisées dans le cadre de questionnaires de besoins et de satisfactions

Affilia s’efforce de limiter la collecte de Renseignements Personnels uniquement à ceux qui sont nécessaires et appropriés à la réalisation de ses activités.

Il est également possible qu’Affila vous demande de temps à autre la permission d’utiliser vos Renseignements Personnels pour des fins secondaires, telles que pour l’alimentation de bases de données, pour la diffusion et la souscription d’infolettres, d’offres de formation ou de toute autre communication, ainsi que pour évaluer votre niveau de satisfaction et vos besoins dans le cadre de nos services.

6. 6. QU’EN EST-IL DU CONSENTEMENT?

Dans la mesure du possible dans le cadre de ses activités, et sauf dans les cas prévus ou permis par la loi, Affilia obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos Renseignements Personnels.

Dans le cas où vous transmettez à Affilia un Renseignement Personnel concernant un tiers, vous reconnaissez avoir obtenu le consentement ou les autorisations requises afin qu’Affilia puisse recueillir, utiliser ou communiquer ces Renseignements Personnels conformément à la présente Politique ou que cette collecte, utilisation ou communication est autorisée par les mesures législatives applicables.

7. 7. COMMENT PUIS-JE REFUSER LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS ET QUELLES EN SERONT LES CONSÉQUENCES?

Vous pouvez refuser de divulguer à Affilia certains Renseignements Personnels, sous réserve des obligations légales applicables.

Vous pouvez par exemple refuser les témoins de connexion (ou cookies) non-essentiels lors de la consultation de notre site internet, ou encore vous abstenir de nous divulguer des Renseignements Personnels lorsque nous en faisons la demande.

Conséquemment, vous comprenez qu’il est possible qu’Affilia ne soit pas en mesure de réaliser les services souhaités si vous refuser de lui transmettre les Renseignements Personnels requis, car ceux-ci peuvent dépendre des Renseignements Personnels transmis.

8. 8. QUI PEUT AVOIR ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS?

Affilia ne divulguera pas vos Renseignements Personnels autre que pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis, sauf dans les cas où nous avons obtenu votre consentement au préalable, ou conformément aux exigences légales applicables.

Afin de réaliser les fins pour lesquelles vos Renseignements Personnels ont été recueillis, certaines catégories de personnes au sein d’Affilia ou à son service pourrons avoir accès à vos Renseignements Personnels pertinents, sur la base du besoin de savoir.

Les professionnels chez Affilia sont soumis à des obligations déontologiques et professionnelles. À ce titre, aucun Renseignement Personnel protégé par le secret professionnel de l’avocat ne sera divulgué, à moins que le client ne renonce à ce privilège, ou qu’Affilia y soit légalement autorisée ou obligée. Affilia peut notamment communiquer vos Renseignements Personnels à votre mandataire.

Les membres du personnel administratif d’Affilia pourront avoir accès à vos Renseignements Personnels afin de gérer la relation et l’avancement des services, le cas échéant, notamment pour des questions de facturation.

Affilia utilise les services de certains fournisseurs de services tiers pour le stockage ou le traitement de Renseignements Personnels en notre nom, notamment pour des services d’infonuagique, d’hébergement de données ou d’applications. En aucun cas Affilia ne vend ou n’échange contre paiement vos Renseignements Personnels.

En fonction de la nature des services rendus par Affilia, il est possible que vos Renseignements Personnels puissent être communiqués à l’extérieur du Québec.

9. 9. QUELLES SONT LES MESURES PRISES POUR ASSURER LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS?

Affilia assure la sécurité des Renseignements Personnels qu’elle détient tout au long de leur cycle de vie. À ce titre, les mesures de sécurité raisonnables prises par Affilia comportent des mesures physiques, technologiques et administratives.

Affilia assure la sécurité des Renseignements Personnels accessibles à ses locaux notamment par le biais de verrous et de mécanismes d’accès par cartes à puces. Les postes de travail individuels sont verrouillés par mot de passe. Affilia a également recours à un serveur situé au Canada et protégé par un antivirus afin d’entreposer ses dossiers numériques. De plus, l’accès à distance de ce serveur requiert un VPN.

Tout membre de l’équipe Affilia devant accéder aux Renseignements Personnels est soumis à notre politique interne de protection des renseignements personnels. Lorsque nous communiquons des Renseignements Personnels à des tiers, notamment à des fournisseurs de services, nous nous assurons par des moyens contractuels d’avoir une garantie suffisante que le niveau de protection des Renseignements Personnels sera au moins équivalent à celui offert par Affilia. Ces tiers ne sont pas autorisés à divulguer vos Renseignements Personnels à autrui.

Lorsqu’Affilia transmet des Renseignements Personnels à l’extérieur du Québec, nous nous assurons au préalable que le Renseignement Personnel bénéficiera d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des Renseignements Personnels généralement reconnus. Nous prenons donc en considération notamment les mesures de protections, y compris celles contractuelles, dont le Renseignement Personnel bénéficierait, en plus de considérer le régime juridique applicable dans l’État où ce Renseignement Personnel serait communiqué.

10. 10. QUELS SONT VOS DROITS?

Tout individu concerné par des Renseignements Personnels que détient Affilia dispose des droits d’accéder à ces Renseignements Personnels, de les faire rectifier ou mettre à jour, ainsi que de déposer une plainte.

Vous pouvez également retirer ou modifier votre consentement à ce que vos Renseignements Personnels soient utilisés ou divulgués, sous réserve des obligations légales et contractuelles d’Affilia. Sauf dans les cas prévus par la loi, Affilia vous accordera un accès raisonnable à vos Renseignements Personnels afin d’exercer vos droits.

Si vous souhaitez exercer l’un ou plusieurs de ces droits en lien avec des Renseignements Personnels vous concernant, ou pour toute demande ou plainte en lien avec les politiques et le traitement des Renseignements Personnels par Affilia, nous vous invitons à contacter la personne responsable de la protection des Renseignements Personnels, aux coordonnées suivantes :

• • Téléphone : (514) 288-2726 extension 221

• • Courriel :  communication@affilia.legal

Advenant la survenance d’un incident de confidentialité en lien avec un Renseignement Personnel vous concernant et posant un risque de préjudice à votre endroit, nous communiquerons avec vous dans les mesures autorisées par la loi.

Nous vous invitons par ailleurs à nous faire part d’emblée d’un changement survenu à l’un de vos Renseignements Personnels dès la survenance de celui-ci afin qu’Affilia puisse procéder aux modifications nécessaires, le cas échéant (ex : changement d’adresse ou de numéro de téléphone).

11. 11. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Afin de se conformer aux dernières mesures législatives en matière de protection des Renseignements Personnels, Affilia peut modifier la présente Politique de temps à autre, à sa seule discrétion, sans préavis et sans que la responsabilité d’Affilia puisse être engagée envers vous-même ou toute autre personne. Conséquemment, nous vous invitons à consulter la présente Politique lors de chacune de vos visites de notre site internet, afin de demeurer informé de la manière dont vos Renseignements Personnels sont traités.

La dernière mise à jour de la présente Politique a eu lieu le 2024/05/28.